Is uw spamfolder uw tweede inbox?

Daar begint het toch op te lijken tegenwoordig. U wacht met smart op een mail. Ze zouden snel reageren! Uw geduld is op!! En nadat u de telefoon neergelegd hebt en het mailtje uit uw spamfolder heeft gevist gaat u weer verder met de orde van de dag. Gefrustreerd en geërgerd door deze zinloze handelingen.

Dat de hele stapel reclame met daartussen die belangrijke brief in de oud papierbak wordt gegooid is toch heel normaal?

Controleert u ook uw spamfolder?

Waarom is dat eigenlijk? Waarom komt mail niet gewoon in mijn inbox?
De reden is simpel: U verwacht van uw leverancier dat zij zorgen dat u GEEN spam in uw inbox krijgt. Aangezien spamfilters niet 100% werken kan het niet anders zijn dat goede mail in uw spamfolder eindigt. Voordeel, de drie spammailtjes hoeft u niet weg te gooien of te markeren als spam. De nadelen? Die som ik even op:

  • Nadat u online besteld heeft moet u ook even uw spamfolder controleren
  • Idem bij ieder mailtje dat u verwacht vanaf een website
  • Snel reageren op die prospect is deze keer niet gelukt. U had het mailtje niet gezien.
  • De belangrijke bestelling is ook al niet in uw inbox terecht gekomen.
  • Weer de ouderavond gemist
  • Had u de spamfolder nu al weer een keer gecontroleerd? Niet vergeten hoor!

Ik kan mij zo voorstellen dat u toch liever die drie spamberichten in uw inbox krijgt dan steeds 2 mappen te moeten controleren.

Waar kan ik dat instellen?

Bij providers zoals Microsoft (hotmail.com, outlook.com, Office 365) en Google (gmail, Google apps) kunt u deze instelling nooit vinden. Hij is er namelijk niet. U bent 100% overgeleverd aan wat zij goed voor u vinden. Zij krijgen het zelfs voor elkaar om met “smart” filters goede mail helemaal niet in uw account terecht te laten komen en dus feitelijk uw mail weggooien. Uw telefoon gaat inmiddels, waarom u nu nog niet gereageerd hebt op dat mailtje…

Moet ik daarom die diensten niet gebruiken?

Als u het geen probleem vind dat mail niet aankomt, hoeft u niets te doen. Vroeger, als je een mail stuurde kwam dat aan. Tegenwoordig wordt er natuurlijk heel veel rommel gemaild en het is natuurlijk niet de bedoeling dat al die rommel in uw inbox komt. Maar een belangrijk onderdeel van een maildienst lijkt mij dat u mail wilt ontvangen. Gewoon in één map. En af en toe zit er rommel tussen. Die rommel markeert u als SPAM en dan wordt het minder.
Uw leverancier moet dat voor u regelen lijkt mij. Kan hij dat niet? Dan vraag ik mij af waarom u daar klant bent. De argumenten zijn tenenkrommend: Maar ze zijn heel groot, als het zelfs bij hun niet kan, meestal gaat het wel goed, ze zeggen dat ze er alles aan doen met cloudsmartintelligent enzo, iedereen zit toch bij hen?

Uw goede legitieme mail weggooien? DAT lijkt me toch echt een probleem. U zou daar ook een probleem van moeten maken. Waarom pikt u dat eigenlijk?

Maar het is zo lekker goedkoop

Dat is maar net de vraag. Zo als zo vaak met goedkope dingen tellen we alleen de aanschafkosten en niet het leed of de tijd. In dit geval de zoek- en beltijd meetellen. En terwijl u lekker aan het bellen bent om te achterhalen waar dat mailtje is frustreert ook de verzender nog even. Van mij mag u ook een prijs hangen aan de frustratie bij uw klanten, prospect, leveranciers en het missen van kansen. U komt wel lekker goedkoop over in ieder geval.

Soms is het ook gewoon niet verzonden hoor!

Dat is natuurlijk alleen maar waar als de verzender het ook echt niet gedaan heeft. Bij ons gaat een dergelijk gesprek als volgt:

Ander: U zou mij deze ochtend gemaild hebben maar ik heb nog steeeeds niets ontvangen!

ik: Oh, dat is vreemd. Eens even kijken. Op 10.34 uur is het mailtje afgeleverd op de mailserver met de naam xxxx. Wat er daarna mee gebeurt is aan uw provider. Wij kunnen niet zien waarom uw provider het mailtje aanpakt en het niet aflevert.

Ander: Zucht. Echt niet? Want ik heb het echt niet ontvangen.

ik: Echt niet. Ik kan niet inloggen op de servers van Gmail om te kijken wat zij doen met uw e-mail. Wellicht moet u ze even bellen?

Ander: Weet u dan waar ik heen kan bellen?

ik: …..

En dan? Niemand weet wat er daarna met het mailtje gebeurt is. De ontvanger gaat een zoektocht starten (tijd?) en belt u toch maar weer op met de vraag: Wilt u het nog een keer verzenden? Misschien komt het nu wel aan. En de ontvanger laat een fantastische indruk achter.

De gesprekken worden nog leuker als beide gebruik maken van een onbeheerbare dienst:

U: U zou mij deze ochtend het overzicht gemaild hebben maar ik heb nog niets ontvangen.

Uw klant: Oh, dat is vreemd. Eens even kijken. Hij staat in mijn verzonden items.

U: Wat raar. Weet je zeker dat hij verstuurd is?

Uw klant: Ik mag hopen dat als hij daar staat hij wel weg is? Of zou hij blijven hangen?

U: Dat moet wel. Ik heb hem namelijk niet ontvangen.

Uw klant: Ik verstuur hem nog een keer. Als hij dan niet aankomt, wil je dat dan even laten weten?

U: Ik blijf wel even aan de lijn….

Uw klant:……. U:……. Uw klant:…… U:……. Uw klant:…..

U: Nog steeds niets binnen. Wat is uw e-mailadres? Dan kan ik u toevoegen aan de lijst van vertrouwde afzenders. Misschien helpt dat.

Uw klant: Dat is “weet.ik.veel@outlook.com”

U: Ok, ik heb hem toegevoegd, wilt u het nog een keer mailen?

Uw klant: Hij is onderweg.

Uw klant: ……. U:……. Uw klant:…… U:……. Uw klant:….

U: Ja ik heb hem binnen. Blijkbaar werd het gezien als spam. Ik zie nu dat die andere in mijn spamfolder stonden.

Uw klant: Oh, vreemd dat mijn mailtjes als spam gezien worden. Ik zal mijn beheerder eens vragen..

U: Ja, doe dat. Misschien kan hij er iets aan doen.

 

De technische mensen onder u zullen wellicht wat vermoeid raken. Excuses daarvoor.

Vraag: Als het echt moet. weet u of uw beheerder dat met 100% zekerheid te vertellen waar, wanneer en waarop uw mail is afgeleverd?

Het is bijna nooit nodig. Meestal krijgt u gewoon het verzoek om het nog maar een keer te sturen. Dan weet u in ieder geval dat de ontvanger al even aan het zoeken is geweest in zijn inbox-en. Maar als de ontvanger vol houdt dat het niet aan hem ligt is het echt prettig voor iedereen als u kunt zeggen: Op 10.34 uur is het mailtje afgeleverd op de mailserver met de naam xxxx.

Cloud in eigen beheer

Het woord “beheerbare omgeving” (zonder s) is in tijden van cloud bijna een luxe. Zorg dat u diensten afneemt van partijen die de omgevingen echt kunnen beheren en controleren. En dat gaat natuurlijk niet alleen over e-mail maar ook over telefonie, bestanden, webhosting en in feite alle ICT zaken. Cloud is wel een oplossing maar onbeheerbare cloud kan toch voor sluipkosten zorgen.

Wellicht begrijpt u nu waarom wij bij onze diensten volledige toegang geven. U bespaart u en uw beheerder er heel veel tijd mee.

Toe aan een mailserver, telefooncentrale of veilige plek voor uw bestanden in de cloud waarbij u wél in controle bent? Kijk dan even hier: https://www.tuxis.nl/tuxis-cloud